ORGANIZACIÓN
por: Mauricio Bisonó
Conjunto de actividades encaminadas a coordinar y dirigir el funcionamiento de todos los miembros que la componen a fin de conseguir el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo posible.
Organización formal e informal
Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización informal:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
Etapas de organización del trabajo
Coordinación
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
Etapas de organización del trabajo
Coordinación
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Jerarquización y departamentalización
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.
Reglas.
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.
Reglas.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.
1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
PRINCIPIO DE ORGANIZACIÓN
1. Fijación de objetivos: La empresa debe tener claro qué es lo que quiere conseguir.
2. Unidad de intenciones: Todas las actividades deben estar orientadas hacia los objetivos propuestos.
3. Permanencia en el mando: Debe existir siempre una autoridad visible.
4. Dirección unificada: Cada miembro de la empresa debe recibir órdenes de un único superior.
5. Diferenciación de funciones: Cada miembro de la empresa posee una serie de funciones.
6. División del trabajo: Cada persona se especializa en aquello que posea mejores aptitudes y habilidades.
7. Jerarquización: Los miembros de la empresa deben tener claro quiénes son las personas que pueden “mandar” y las que tienen que “obedecer”.
8. Coordinación y control: Las personas que poseen personal a su cargo son responsables de coordinarlo y controlarlo.
9. Uniformidad de actividades: El trabajo a realizar por un determinado miembro de la empresa debe englobar tareas y actividades similares.
Además las empresas para representar su organización interna utilizan los organigramas, es decir, gráficos que en forma de esquema recogen la división de funciones en la empresa con los distintos órganos y departamentos que la componen y las relaciones entre los mismos.
Organigramas
También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.
1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
PRINCIPIO DE ORGANIZACIÓN
1. Fijación de objetivos: La empresa debe tener claro qué es lo que quiere conseguir.
2. Unidad de intenciones: Todas las actividades deben estar orientadas hacia los objetivos propuestos.
3. Permanencia en el mando: Debe existir siempre una autoridad visible.
4. Dirección unificada: Cada miembro de la empresa debe recibir órdenes de un único superior.
5. Diferenciación de funciones: Cada miembro de la empresa posee una serie de funciones.
6. División del trabajo: Cada persona se especializa en aquello que posea mejores aptitudes y habilidades.
7. Jerarquización: Los miembros de la empresa deben tener claro quiénes son las personas que pueden “mandar” y las que tienen que “obedecer”.
8. Coordinación y control: Las personas que poseen personal a su cargo son responsables de coordinarlo y controlarlo.
9. Uniformidad de actividades: El trabajo a realizar por un determinado miembro de la empresa debe englobar tareas y actividades similares.
Además las empresas para representar su organización interna utilizan los organigramas, es decir, gráficos que en forma de esquema recogen la división de funciones en la empresa con los distintos órganos y departamentos que la componen y las relaciones entre los mismos.
Organigramas
También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.
Teoría de la organización y tipos
Tipología de la Organización
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.
Los organigramas permiten representar de forma clara y sencilla la organización interna de la empresa.
Tipos de organigramas
Organización lineal: Contactos fluidos y comunicaciones entre todos los miembros de la empresa.
Se caracteriza porque la actividad de decisión se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.
Ventajas:
1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de
las mismas.
2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
3. Es claro y sencillo.
4. Útil en pequeñas empresas.
5. La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
1. Es rígida e inflexible.
2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
3. No fomenta la especialización.
4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.
Organizaciones funcionales: Existencia de especialistas en cada una de las áreas funcionales.
Toda organización debe realizar ciertas actividades para llevar a cabo su trabajo. Estas actividades necesarias para el buen funcionamiento de la organización son las funciones de la empresa.
Cada una de las funciones esta a cargo de un departamento que combina los distintos puestos de trabajo para ejecutarlas correctamente. Hablamos por tanto de una estructura dividida en departamentos funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.) cada uno de los cuales esta dirigido por un supervisor o director de departamento que depende del director general.
Ventajas:
1. Mayor especialización.
2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
3. La división del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.
6. La división de la organización en departamentos permite disponer en cada uno de ellos de expertos en un determinado campo.
Desventajas:
1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.
3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
4. Los contactos entre los miembros de la empresa no son tan fluidos, dado que, los contactos se establecen principalmente entre los miembros de un mismo departamento, manteniéndose independiente del resto de los departamentos de la empresa.
Organización Líneo - Funcional
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.
Organizaciones divisionales: Cada una de las divisiones funciona casi de forma autónoma bajo la coordinación y control de una dirección general.
Cuando las empresas crecen es conveniente que adopten estructuras divisionales, pues su complejidad aumenta de forma considerable.
La mayoría de las grandes empresas de los países desarrollados emplean este tipo de organización de una forma o de otra.
Organizaciones matriciales: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
Permiten un contacto continuo entre los miembros de los distintos departamentos, lo que se traduce en un flujo de información que permite actuar de forma más rápida ante cualquier problema.
Este tipo de organización pretende maximizar las ventajas y minimizar los inconvenientes de la estructura funcional y de productos o proyectos. Es muy utilizado por empresa de carácter industrial y por empresa del sector público.
La característica más destacable de este tipo de organización es la existencia de un doble flujo de autoridad: La autoridad funcional que fluye verticalmente de arriba a bajo y la autoridad de proyectos que fluye horizontalmente.
De este modo el personal asignado al departamento de fabricación, comercial, personal, etc. No solo pertenece a un departamento funcional sino también a un determinado producto o proyecto.
Las organizaciones matriciales permiten una mayor coordinación y actuaciones más rápidas ante los problemas.
Ventajas:
1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
Organización staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
Ventajas:
1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.
Desventajas:
1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
Organización por Comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
Clasificación:
a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.
b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.
d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.
Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA
Cada una de las personas que ocupan los distintos puestos de la organización son agrupadas en departamentos cada uno de los cuales está bajo el mando de un superior.
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1º Listar todas las funciones de la empresa.
2º Clasificarlas.
3º Agruparlas según un orden jerárquico.
4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.
Los organigramas permiten representar de forma clara y sencilla la organización interna de la empresa.
Tipos de organigramas
Organización lineal: Contactos fluidos y comunicaciones entre todos los miembros de la empresa.
Se caracteriza porque la actividad de decisión se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.
Ventajas:
1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de
las mismas.
2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
3. Es claro y sencillo.
4. Útil en pequeñas empresas.
5. La disciplina es fácil de mantener.
Desventajas:
1. Es rígida e inflexible.
2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
3. No fomenta la especialización.
4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.
Organizaciones funcionales: Existencia de especialistas en cada una de las áreas funcionales.
Toda organización debe realizar ciertas actividades para llevar a cabo su trabajo. Estas actividades necesarias para el buen funcionamiento de la organización son las funciones de la empresa.
Cada una de las funciones esta a cargo de un departamento que combina los distintos puestos de trabajo para ejecutarlas correctamente. Hablamos por tanto de una estructura dividida en departamentos funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.) cada uno de los cuales esta dirigido por un supervisor o director de departamento que depende del director general.
Ventajas:
1. Mayor especialización.
2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
3. La división del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.
6. La división de la organización en departamentos permite disponer en cada uno de ellos de expertos en un determinado campo.
Desventajas:
1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.
3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
4. Los contactos entre los miembros de la empresa no son tan fluidos, dado que, los contactos se establecen principalmente entre los miembros de un mismo departamento, manteniéndose independiente del resto de los departamentos de la empresa.
Organización Líneo - Funcional
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.
Organizaciones divisionales: Cada una de las divisiones funciona casi de forma autónoma bajo la coordinación y control de una dirección general.
Cuando las empresas crecen es conveniente que adopten estructuras divisionales, pues su complejidad aumenta de forma considerable.
La mayoría de las grandes empresas de los países desarrollados emplean este tipo de organización de una forma o de otra.
Organizaciones matriciales: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
Permiten un contacto continuo entre los miembros de los distintos departamentos, lo que se traduce en un flujo de información que permite actuar de forma más rápida ante cualquier problema.
Este tipo de organización pretende maximizar las ventajas y minimizar los inconvenientes de la estructura funcional y de productos o proyectos. Es muy utilizado por empresa de carácter industrial y por empresa del sector público.
La característica más destacable de este tipo de organización es la existencia de un doble flujo de autoridad: La autoridad funcional que fluye verticalmente de arriba a bajo y la autoridad de proyectos que fluye horizontalmente.
De este modo el personal asignado al departamento de fabricación, comercial, personal, etc. No solo pertenece a un departamento funcional sino también a un determinado producto o proyecto.
Las organizaciones matriciales permiten una mayor coordinación y actuaciones más rápidas ante los problemas.
Ventajas:
1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
Organización staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
Ventajas:
1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.
Desventajas:
1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
Organización por Comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
Clasificación:
a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.
b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.
d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.
Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA
Cada una de las personas que ocupan los distintos puestos de la organización son agrupadas en departamentos cada uno de los cuales está bajo el mando de un superior.
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1º Listar todas las funciones de la empresa.
2º Clasificarlas.
3º Agruparlas según un orden jerárquico.
4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
2.1. TIPOS DE DEPARTAMENTOS
La departamentalización en la empresa puede llevarse a cabo siguiendo diversos criterios, siendo los más generales por funciones, por producto y por áreas geográficas o mercados.
Departamentalización por funciones: Agrupación de puestos según las funciones que se llevan a cabo en la empresa.
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
La departamentalización en la empresa puede llevarse a cabo siguiendo diversos criterios, siendo los más generales por funciones, por producto y por áreas geográficas o mercados.
Departamentalización por funciones: Agrupación de puestos según las funciones que se llevan a cabo en la empresa.
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
Departamentalización por productos: Agrupación de las actividades según los productos o líneas de productos que se comercializan en la empresa.
Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Departamentalización por áreas geográficas o mercados: Agrupación de las actividades en función de las características de las áreas o mercados en los que se trabaja en la empresa.
Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
2.2. FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS
El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Si analizamos la actividad de la empresa, podemos distinguir con claridad las siguientes funciones departamentales:
- Aprovisionamiento
- Financiación
- Administración
- Producción
- Personal
- Comercialización
2.3. RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES
Objetivo: Que en el seno de la empresa exista una comunicación fluida entre los distintos miembros que la componen así como entre los distintos departamentos.
La comunicación es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no está en si es necesaria o no la comunicación, sino en si se comunica bien o mal a lo largo de la organización.
El diseño de la organización debe permitir la comunicación en tres direcciones: hacia abajo, hacia arriba y horizontalmente. Estas tres direcciones constituyen el marco en el que se produce la comunicación. Veámoslas:
Comunicación Descendente: La comunicación fluye de la dirección a los niveles intermedios e inferiores.
Comunicación Ascendente: La comunicación fluye de los niveles inferiores e intermedios a la dirección general.
Comunicación Lateral: Comunicación y contacto entre los distintos departamentos de la empresa.
Una buena comunicación y coordinación ayuda a la consecución de los objetivos de la empresa Autoridad y límites de esta Autoridad:
Autoridad
"Es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"
Tipos de Autoridad
1. Formal.
Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:
a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.
b) Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
2. Técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.
3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Delegación de autoridad y responsabilidad
Es la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.
Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
2. A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos para Delegar
1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.
5. Convenir sobre las áreas de no delegación.
6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función relegada.
7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.
Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Departamentalización por áreas geográficas o mercados: Agrupación de las actividades en función de las características de las áreas o mercados en los que se trabaja en la empresa.
Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
2.2. FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS
El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Si analizamos la actividad de la empresa, podemos distinguir con claridad las siguientes funciones departamentales:
- Aprovisionamiento
- Financiación
- Administración
- Producción
- Personal
- Comercialización
2.3. RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES
Objetivo: Que en el seno de la empresa exista una comunicación fluida entre los distintos miembros que la componen así como entre los distintos departamentos.
La comunicación es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no está en si es necesaria o no la comunicación, sino en si se comunica bien o mal a lo largo de la organización.
El diseño de la organización debe permitir la comunicación en tres direcciones: hacia abajo, hacia arriba y horizontalmente. Estas tres direcciones constituyen el marco en el que se produce la comunicación. Veámoslas:
Comunicación Descendente: La comunicación fluye de la dirección a los niveles intermedios e inferiores.
Comunicación Ascendente: La comunicación fluye de los niveles inferiores e intermedios a la dirección general.
Comunicación Lateral: Comunicación y contacto entre los distintos departamentos de la empresa.
Una buena comunicación y coordinación ayuda a la consecución de los objetivos de la empresa Autoridad y límites de esta Autoridad:
Autoridad
"Es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"
Tipos de Autoridad
1. Formal.
Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:
a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.
b) Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
2. Técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.
3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Delegación de autoridad y responsabilidad
Es la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.
Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
2. A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos para Delegar
1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.
5. Convenir sobre las áreas de no delegación.
6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función relegada.
7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.
